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Money Talks y un estudio de caso

abril 15, 2021

Como exploramos en mi publicación de blog anterior (hipervínculo), muchas personas luchan cuando llega el momento de hablar SOBRE el dinero en entornos personales y profesionales. En esta publicación, profundizaremos en este poderoso tema mientras analizamos un estudio de caso perspicaz. Esta publicación es una expansión de un WOW de 99 WOW creativos: palabras de sabiduría para los negocios, un libro de lectura rápida publicado recientemente para emprendedores prósperos y esforzados, profesionales de los negocios, graduados recientes y magos creativos de todo tipo. El libro está disponible en Amazon.

En la última publicación, exploramos por qué las personas evitan las conversaciones sobre dinero. Las empresas también tienden a “omitir” este punto de datos clave cuando intentan asegurar propuestas. Para ayudar a garantizar que las ofertas competitivas sean equivalentes, los clientes saben que deben compartir información de manera coherente con todos los licitadores. Las ofertas competitivas son tan útiles como la información sobre la que se han construido. ¿Por qué los clientes suelen proporcionar minucias interminables en los RPF mientras retienen toda la información sobre el dinero con tanta frecuencia?

Por el contrario, incluso si los clientes retienen esta información, ¿por qué los proveedores, empresarios y otras personas que preparan la propuesta también evitan este molesto tema? Aquí hay algunas razones populares:

  1. Muchas empresas tienen políticas corporativas que prohíben a los ejecutivos y gerentes revelar información financiera.
  2. Incluso cuando los ejecutivos no están restringidos, a menudo eligen no compartir el presupuesto porque, en algún nivel, muchos profesionales de negocios han sido entrenados para creer que al comunicar su presupuesto, ahí es exactamente donde entrarán las ofertas. Esto puede ser el comienzo de una confrontación. relación y puede interpretarse como una falta de confianza.
  3. A otros profesionales se les ha enseñado que, al compartir sus números, podrían estar gastando demasiado. Ésta es una manifestación del enfoque de “la parte que nombra el primer número pierde”.

Cuando los presupuestos son bajos, algo común en las economías estrechas, tiene aún menos sentido mantener el número del presupuesto en secreto. En el Plan A, el estudio de caso a continuación ilustra lo que puede suceder cuando un cliente con un presupuesto demasiado bajo no comparte información financiera y lo que puede suceder cuando un cliente proporciona este punto de datos clave.

CASO DE ESTUDIO

Serita es ejecutiva farmacéutica. Tiene solo 3 meses y $ 25,000 para entregar un importante folleto de marketing de 16 páginas para una feria comercial que faltan 4 meses. Ella pide un turno de 3 semanas para tener tiempo de enviar los folletos al evento y permitir emergencias con impresoras. Ella está solicitando ofertas de 3 proveedores de marketing probados en los que confía. En realidad, para cumplir con las especificaciones y ofrecer buenos resultados, Serita sabe que ni su plazo de 3 meses ni su presupuesto de $ 25,000 son realmente suficientes. Comparemos dos posibles resultados que Serita podría encontrar al no compartir y luego compartir su presupuesto.

Plan A: Enfoque de RFP de presupuesto ciego

En lugar de “aclarar” con estos proveedores de confianza que tiene menos tiempo y dinero de lo que a nadie le gustaría, en el Plan A de este escenario, Serita publicó la RFP de presupuesto ciego, esperando que uno de los tres de alguna manera golpeara mágicamente su número. Debido a que ella compartió el período de tiempo, todos los proveedores expresaron su preocupación por el programa, indicando que necesitaban un mínimo de cuatro meses para escribir, diseñar, producir, imprimir y entregar los folletos. Debido a la agenda apretada y la falta total de información presupuestaria, los tres proveedores no solo superaron su presupuesto como ella esperaba, sino que agregaron tarifas por la programación RUSH comprimida.

Este proceso de RFP tomó tres semanas: una semana para que Serita preparara su RFP, una semana para que los proveedores preparen y envíen sus propuestas, y una última semana para que Serita se preocupe sobre qué hacer a continuación, ya que ninguna de las ofertas funcionó como se presentó.

Al final de la semana 3, Serita finalmente decidió llamar al proveedor que había pensado que sería la mejor opción para el trabajo. Después de quemar tres semanas, confesó su presupuesto y le pidió al proveedor ideas sobre cómo podrían resolver esto juntos. Si Serita hubiera considerado compartir el presupuesto desde el principio, no habría gastado casi el 25% de su horario de trabajo para obtener ofertas que no funcionaron.

Plan B: Enfoque de RFP de presupuesto divulgado

En el Plan B de este escenario, Serita no solo compartió la fecha, sino que también reconoció abiertamente que tiene poco tiempo y presupuesto para esta excelente tarea. Además, les reveló a los tres proveedores que todos compiten contra postores probados, por lo que lo que realmente necesita es ayuda para descubrir cómo hacer un gran folleto en 3 meses por $ 25,000 todo incluido. Esta vez, solicitó sus aportes e ideas y enfatizó que el proveedor que realmente demostró que el trabajo se podía hacer durante este tiempo y presupuesto ganaría la asignación.

Dos proveedores ofrecieron sugerencias sobre cómo ahorrar tiempo y otro ofreció dos formas de simplificar el flujo de trabajo. Este mismo proveedor también sugirió que se podría ahorrar dinero con algunas ideas de ingeniería de valor si Serita estuviera dispuesta a considerarlas. Este proveedor sugirió un cambio en el stock de papel, un proceso de impresión digital para ahorrar cuatro días y un plan para usar imágenes que fueran menos costosas. Este proveedor presentó un cronograma que mostraba cómo se realizaría el trabajo e incluso limitó todos los aspectos del diseño y las tarifas de redacción para ayudar a permitir una impresión sorpresa. Serita estaba tan impresionada con la voluntad de este equipo de pensar fuera de la caja que les otorgó la tarea con un mayor sentido de confianza de que había encontrado al socio adecuado para este trabajo.

Cuando los proveedores tienen toda la información, la resolución de problemas y la ingeniería de valor funcionan. Cuando faltan variables importantes como el presupuesto, los proveedores vuelan a ciegas, lo que en última instancia limita la eficacia de las ofertas competitivas. Cuando escasean tanto tiempo como dinero, nadie puede permitirse perder 3 semanas con resultados deficientes de RFP.

Si bien los clientes a menudo retienen información presupuestaria, imagínese el mismo secreto con un cronograma: al mantener en secreto la fecha de entrega requerida, ¿pensarían los clientes que los postores competitivos podrían completar el trabajo antes de lo necesario? “Vaya, si no digo que los necesito en el almacén antes del 1 de junio, ¿tal vez los consiga incluso antes?” Pero menos es siempre más cuando se trata de dinero en una posición de licitación competitiva.

Entonces, como emprendedor, ¿cómo podría navegar de manera más efectiva por estas turbias aguas del dinero?

PEDIR.

Es posible que no siempre obtenga una respuesta, es posible que ocasionalmente obtenga una respuesta falsa o una respuesta que no le guste, pero tiene muchas más posibilidades de obtener información valiosa con la que puede trabajar preguntando.