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¿Qué es la conciliación de tarjetas de crédito?

abril 12, 2021

En estos días, usamos tarjetas de crédito para casi todo. El dinero en efectivo todavía puede ser el rey en algunos sectores, pero el plástico es, con mucho, la opción más conveniente. Para las empresas, los beneficios de las tarjetas de crédito son dobles: facilitan que los clientes paguen a la empresa y que la empresa pague a sus proveedores. Pero a pesar de su facilidad, el método de pago viene con una complicación: la conciliación. Si bien la conciliación de cuentas bancarias es un proceso relativamente fácil, la conciliación de tarjetas de crédito puede ser un desafío. Según soldo.com, la conciliación de la tarjeta de crédito es el proceso de “verificar la validez e integridad de los datos almacenados en los extractos de las tarjetas de crédito y compararlos con los” registros internos “de una empresa. Esencialmente, es la forma en que las empresas se aseguran de que las transacciones en el libro mayor y las transacciones en la tarjeta de crédito sean correctas y válidas. Es una tarea administrativa esencial y un aspecto vital del cierre. Aquí, echamos un vistazo a todo lo que necesita saber sobre la conciliación de tarjetas de crédito y evaluamos cómo el software de conciliación de tarjetas de crédito puede ayudar a aliviar la presión de la conciliación manual al automatizar el proceso.

La importancia de la conciliación de tarjetas de crédito

Los errores ocurren. Los bancos y los procesadores de tarjetas de crédito no lo hacen bien el 100% del tiempo. Además de ser útil para detectar errores inocentes, la reconciliación también puede identificar casos de fraude. Aunque la tecnología utilizada por los bancos para detectar actividades fraudulentas ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años, todavía no sustituye a la investigación humana. Independientemente del sector en el que opere la empresa, los auditores siempre querrán ver la confirmación de la conciliación para garantizar que las transacciones de ambas partes coincidan.

Los tipos de conciliación de tarjetas de crédito

Como señala floqast.com, en realidad hay dos tipos de conciliación, el primero de los cuales analiza el lado de los gastos de las transacciones con tarjeta de crédito y el segundo se ocupa del lado de los ingresos.

  • Estados de cuenta de tarjetas de crédito: El aspecto de gastos de la conciliación de tarjetas de crédito cubre los pagos realizados por la empresa por bienes o servicios junto con las tarjetas de crédito emitidas a los miembros del equipo. Ambos deberán conciliarse utilizando extractos de tarjeta de crédito mensuales.
  • Servicios comerciales de tarjetas de crédito: El aspecto de ingresos de la conciliación cubre los pagos entrantes de los clientes realizados a través del proveedor de la cuenta comercial de la empresa.

¿Cuál es el proceso de conciliación de tarjetas de crédito?

La conciliación, tanto desde el punto de vista de los gastos como del aspecto de los ingresos, implica la verificación de las transacciones de un extracto de tarjeta de crédito con las transacciones de su libro mayor.

Conciliación del extracto de la tarjeta de crédito

Para cubrir este aspecto de la conciliación de tarjetas de crédito, necesitará los extractos y recibos de cualquier compra realizada en la cuenta de crédito comercial. Si a los miembros individuales del equipo se les han emitido sus propias tarjetas de crédito, deberá asegurarse de que cada uno proporcione la documentación necesaria. Una vez que haya reunido todos los documentos requeridos, deberá comparar las transacciones enumeradas en los extractos con las que figuran en su libro mayor. También deberá asegurarse de que las tarifas de la tarjeta de crédito y los montos de interés se enumeren correctamente en el libro mayor. Muchos sistemas de contabilidad tienen un software de conciliación de tarjetas de crédito incorporado para simplificar el proceso. Deberá investigarse cualquier discrepancia entre la información proporcionada en los extractos de la tarjeta de crédito y la información en el libro mayor.

Conciliación de servicios comerciales

Conciliar extractos de tarjetas de crédito es el aspecto fácil de la conciliación de tarjetas de crédito. La conciliación de los servicios comerciales es donde las cosas se complican. La mayoría de los procesadores de tarjetas de crédito cobran una tarifa por procesar una transacción. Por lo general, esta tarifa se deduce automáticamente del pago total que recibe. Por lo tanto, lo que recibe en su cuenta bancaria puede ser un poco menos de lo que realmente pagó el cliente. Aunque la diferencia es leve, significará que sus registros de ventas no coincidirán exactamente con su extracto bancario. Pedirle al proveedor de su tarjeta de crédito que cobre las tarifas como un pago mensual único ayudará a solucionar el problema.

Como señala floqast.com, otro desafío que puede surgir durante este aspecto del proceso de conciliación proviene del hecho de que, si bien es probable que las transacciones en sus informes de ventas estén detalladas, el extracto de la tarjeta de crédito simplemente mostrará un depósito global. El problema se complica aún más por el hecho de que a menudo hay una diferencia de varios días entre la fecha de la venta y la fecha en que aparece el pago en un estado de cuenta.

Un último problema a tener en cuenta son las devoluciones de cargo. Si un cliente impugna una transacción y se le reembolsa, el reembolso se mostrará en su estado de cuenta junto con varios cargos. Como es posible que estos no siempre sean legítimos, deberá investigar cualquier incidente.

¿Cómo se deben abordar las discrepancias?

Cualquier discrepancia identificada durante la conciliación debe disputarse con el procesador de la tarjeta de crédito. Es posible que los registros también deban modificarse en caso de discrepancias en la fecha, la hora o el elemento. Como señala blackline.com, la mayoría de los proveedores de servicios comerciales imponen un límite de tiempo sobre cuánto tiempo después de la fecha de una transacción se puede disputar. Por lo tanto, es vital comenzar el proceso tan pronto como se identifique el problema. Se debe mantener un registro completo y auditable de cualquier discrepancia, junto con los detalles de las medidas que se tomaron para abordarlas y la eventual conclusión de la disputa. Mantener una pista de auditoría de esta manera es un elemento vital del proceso general.

¿Puede ayudar el software de conciliación de tarjetas de crédito?

Para ayudar a aliviar la tensión de la conciliación de tarjetas de crédito, muchas empresas están recurriendo al software de conciliación de tarjetas de crédito. El software automatiza el proceso comparando datos importados de sistemas de contabilidad general y extractos de tarjetas de crédito. Se señalan las discrepancias. Las características típicas incluidas en el software de conciliación de tarjetas de crédito incluyen comparación de transacciones automatizada, plantillas para estandarizar el proceso, flujos de trabajo para identificar, rastrear y ayudar con la investigación de discrepancias y soluciones de almacenamiento integradas.

Automatizar el proceso mediante el uso de software de conciliación de tarjetas de crédito puede reducir drásticamente el tiempo dedicado a la conciliación manual, liberando al personal de finanzas para investigar las discrepancias destacadas. El marco de tiempo reducido involucrado puede marcar una diferencia significativa en las solicitudes de devolución de cargo, en las que el tiempo es fundamental. Además de reducir la cantidad de tiempo dedicado al proceso de conciliación, el software de conciliación también puede mejorar la precisión de la conciliación al reducir el potencial de error humano.

Aunque de ninguna manera es obligatorio, la mayoría de las empresas descubren que la automatización del proceso de conciliación mediante el uso de software de conciliación de tarjetas de crédito alivia en gran medida la tensión de un proceso que, aunque necesario, a menudo puede ser complejo y lento.